Valitettavasti säännöllisin väliajoin minulle tulee eteen asiakkaita, jotka tarvitsevat “pelastuspaketin”, koska ovat itse hoitaneet oman kirjanpitonsa ja se on joko jäänyt kiireiden vuoksi tekemättä tai sitten siellä on tehty virheitä, koska asioista ei ole ollut parempaa tietoa.
Kirjanpidon voi tietenkin tehdä myös itse, varsinkin jos toiminta on pienimuotoista ja tapahtumia vähän. Monilla toiminimiyrittäjillä on mahdollista toteuttaa kirjanpito yhdenkertaisena, mikä tarkoittaa käytännössä tuloslaskelman laatimista. Kirjataan siis vain tulot ja menot, ja niistä alv:t mikäli yritys on arvonlisäverorekisterissä. Esimerkiksi Holvi on rakennettu siten, että siellä yrittäjä voi itse toteuttaa yhdenkertaisen kirjanpidon.
Lue lisää: Holvi Pro, yritystili monipuolisilla ominaisuuksilla
Osakeyhtiöille sen sijaan kahdenkertainen kirjanpito on pakollista ja siinä täytyy hallita jo hieman enemmän kirjanpidon maailmaa. Sekin on kuitenkin toteutettavissa. Eri asia sitten on, kannattaako omaa aikaansa käyttää kirjanpidon tekemiseen vai tuottavaan työhön.
Jos suunnittelet tekeväsi oman yrityksesi kirjanpitoa tai jos teet sitä jo, niin kannattaa vilkaista muutama tärppi tästä kirjoituksesta. Olen kerännyt tähän kirjoitukseen yleisimmät virheet, joita olen nähnyt itse tehdyissä kirjanpidoissa. Vaikka olisit ulkoistanut kirjanpitosi niin ei näiden asioiden ymmärtämisestä siinäkään tapauksessa haittaa ole.
Kannattaa aina muistaa, että jos kirjanpidossa on virheitä, ne tulevat esiin todennäköisimmin vasta satunnaisesti tehtävissä verotarkastuksissa. Toisin sanoen se mikä “menee läpi” kirjanpitäjältä tai veroilmoituksella, ei ole välttämättä verottajan hyväksymä käytäntö. Vaikka kirjanpidon tekeminen itse voi säästää rahaa lyhyellä aikavälillä, pienetkin virheet voivat kostautua myöhemmin.
1. Käännetty verovelvollisuus
Kun suomalainen yritys tilaa tuotteita tai palveluita yritykseltä toisesta EU-maasta, niin sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta. Ostolaskun loppusummaan lisätään siis kirjanpidossa alv, mutta jos kulu on alv-vähennyskelpoinen, niin sama alv voidaan myös vähentää alv-ilmoituksella. Tämä on siis lähinnä raportointia verottajalle, ei niinkään alv-tilityksiä varten tehtyä ilmoittamista.
Jos taas palvelu on tilattu yrittäjän omalla nimellä eikä yrityksen alv-tunnuksella, niin kuitilla onkin Suomen alv eriteltynä ja silloin alvia ei saa vähentää. Huomioitavaa on myös, että sama käsittely eli käännetty verovelvollisuus koskee sekä tavaroita että palveluita, mutta ne käsitellään alv-ilmoituksella erikseen.
Esimerkki: Yritys ostaa maksettua mainontaa Facebookissa (Meta on Euroopassa rekisteröity Irlantiin eli kyseessä EU palveluosto). Mainontaa on tehty 100€:lla. Kuitissa lukee siis 100€ ja maininta käännetystä verovelvollisuudesta. Kirjanpitoon laitetaan kulutilille mainoskuluihin 100€ ja alv:n osuus (25,5% = 25,50€) alv-ilmoituksella kahteen kohtaan: Vero palveluostoista muista EU-maista ja Verokauden vähennettävä vero. Jos taas yrittäjä on tilannut mainontaa vahingossa henkilökohtaisilla tiedoillaan, niin hän saa kuitin jossa on eriteltynä hinta 100€ + alv 25,5% eli yhteensä 125,50€. Tästä alvia ei saa vähentää.
Samoin toimitaan, mikäli palveluosto tehdään EU:n ulkopuolelta.
2. Vähennetään alv vaikka ei saisi
Yksi tyypillinen virhe on myös, että vähennetään alv sellaisista kuluista, joista ei kuulu. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi edustuskulut tai henkilökunnalle tarjottu lounas. Raja kokous- ja neuvottelukulujen, edustuskulujen ja markkinointikulujen välillä on joskus kuin veteen piirretty viiva.
Verotuksellisesti oleellisin ero on siinä, että kokous- ja neuvottelukuluista sekä markkinointikuluista saa vähentää alv:n. Edustuskuluista ei saa vähentää alvia, ja tuloveroilmoituksellakin vain puolet todellisesta kulusta. Henkilökunnalle taas saa tarjota kahvit ja pientä naposteltavaa alv-vähennyskelpoisesti. Jos taas tilataan perjantaipizzat toimistolle, niin tämä on jo alv-vähennyskelvoton kulu, koska kyseessä on täysi ateria.
3. Vähennetään kulu verotuksessa vaikka ei saisi
Tästä on hyvä esimerkki edellä mainitut edustuskulut. Lisäksi erilaiset sakot ja rangaistusmaksut sekä monet lahjoitukset ovat vähennyskelvottomia kuluja. Nämä kannattaa eritellä kirjanpidossa selkeästi omille tileilleen, jotta veroilmoituksella niitä ei vahingossa sisällytä vähennyskelpoisiin kuluihin.
4. Tositteet epäselviä tai puutteellisia
Jokaisesta liiketapahtumasta pitää olla dokumentti, josta selviää kuka on ostanut ja keneltä, mitä on ostettu, milloin ja paljonko se on maksanut. Sekä luonnollisesti edellä mainittu alv-erittely on tositteella oltava.
Joskus kuitit katoavat kokonaan. Jonkin verran teen asiakkaiden puolesta kuittien metsästystä, ja kyselen ostopaikoista/yrityksiltä puuttuvien tositteiden perään. Jos kuitteja katoaa vähäisissä määrin, niin kulut voidaan laittaa kirjanpitoon yrittäjän kirjallisen selvityksen perusteella, mutta alvia ei tässä tapauksessa voi vähentää.
Oleellista onkin muistaa, että jos kuitissa ei ole eriteltynä alvia, niin alvia ei voi vähentää myöskään kirjanpidossa.
5. Tarvittavat lisätiedot unohdettu
Tietyissä kuluissa, esimerkiksi kokous- ja neuvottelukuluissa, tarvitaan lisätietoja kuten ketä tapaamisessa oli ja miksi se pidettiin. Verottajan ohjeistuksen mukaan ilman näitä tietoja kulu ei ole hyväksyttävä verovähennyksiin.
6. Määräpäivät menevät ohi
Verohallinto on tarkka aikatauluista, ja pienestäkin myöhästymisestä tulee sanktioita. Ilmoitusten unohtaminen tai myöhästyminen voi johtaa viivästysmaksuihin tai pahimmillaan jopa arvioverotukseen.
Tärkeimmät verotukseen liittyvät määräpäivät ovat alv-ilmoitusten ja -maksujen määräpäivät sekä tuloveroilmoituksen määräpäivä.
7. Ennakkoverot jää huomioimatta
Ennakkoveroja on hyvä tarkastella viimeistään tilikauden puolessa välissä. Ne kannattaa pitää sopivalla tasolla, ja säätää tilikauden aikana mahdollisimman lähelle toteutuvaa tulosta.
Jos yritys tekee voittoa eikä ole maksanut tilikauden aikana ennakkoveroja, niin siinä tapauksessa verot maksetaan jälkikäteen. Tässä on huono puoli se, että jos tilikaudelle kuuluvaa yhteisöveroa ei ole maksettu tilikauden päättymispäivään mennessä, niin verottaja laittaa päälle vielä viivästyskorot. Lisäksi kerralla voi tulla maksettavaksi kohtuuttoman iso summa, jos tulos on ollut hyvä.
Haluatko oppia lisää?
Jos haluat perehtyä kirjanpidon maailmaan matalalla kynnyksellä ja helposti ymmärrettävällä tavalla sekä napata erilaisia verovähennysvinkkejä matkaasi niin suosittelen Tilimimmin eli Carita Mäkisen verkkokurssia Kirjanpidon ja verotuksen kurssi: TASO 1 (yrittäjälle). Carita puhuu yrittäjän kieltä ja osaa selittää asiat helposti ymmärrettävällä tavalla. Klikkaa tästä ja varmista paikkasi seuraavalta kurssilta ennen kuin paikat loppuvat!
