4+1 vinkkiä kuinka säästät kirjanpitäjän kuluissa 

Aloitetaan ensin siitä, että mistä kirjanpitäjälle oikein maksetaan? Kirjanpitäjänä minun tulee ehdottomasti ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa. Jos en ymmärrä asiakasyritykseni toiminnan luonnetta saatan jättää oleellisia vähennyksiä tekemättä, minkä seurauksena asiakas joutuu maksamaan enemmän veroja kuin hänen pitäisi. Kirjanpitäjänä minun kuuluu osata toimia siten, että asiakkaani verotus optimoidaan – laillisesti. 

Kirjanpitäjälle ei siis kukaan toivottavasti maksa vain siitä, että hän vain vie kuitit ja myyntilaskut kirjanpitoon sekä ilmoittaa maksettavan alv:n. Kirjanpitäjän kanssa tulisi pystyä keskustelemaan ja häneltä pitäisi saada tarvittaessa proaktiivisestikin neuvoja. Kirjanpitäjän pitäisi myös osata avata yrityksen taloudellista tilaa yrittäjälle ja antaa vinkkejä tulevaisuuden suuntaviivoista talouden näkökulmasta. 

Osallistuin juuri verkostoitumistapaamiseen, jossa oli mukana paljon kirjanpitäjiä. Erityisesti alan konkarin Lassi Mäkisen kertomus siitä, kuinka hän 90-luvun kriisin aikaan auttoi asiakasyrityksiään teki vaikutuksen. Hän kertoi, että vain yksi hänen asiakasyrityksistään teki tuolloin konkurssin. Mäkinen oli auttanut asiakkaitaan kädet savessa, soitellut heidän puolestaan velkojille ja pyytänyt maksuaikaa sekä neuvotellut pankkien kanssa. Sanoisin, että ihailtavaa omistautumista. 

Lyhyesti sanottuna: kirjanpitäjälle maksetaan hänen yritykselle tuottamastaan lisäarvosta ja luotettavuudesta. Hyvä kirjanpitäjä nimittäin säästää firmalle rahaa ja osaa ennakoida tulevaa. Tässä vinkit, kuinka voit säästää kirjanpitäjän kuluissa – tinkimättä palvelun laadusta. 

Lue myös: Yrityksen perustaminen osa 2: Pankkipalvelut, kirjanpito-ohjelmisto ja kuinka säästät niissä

1. Siirry täysin sähköiseen taloushallintoon

Kun toimitat tositteet helppokäyttöinen sovelluksen kautta, säästät sekä omaasi että kirjanpitäjän aikaa. Joidenkin sovelluksien kautta voi myös itse määrittää kululuokat valmiiksi, ja jos sen tekee huolella niin säästää entistä enemmän kirjanpitäjän aikaa. Kulujen luokittelussa kirjanpitäjä auttaa varmasti mielellään alkuun, sillä se säästää myös hänen rutiinityötään tulevaisuudessa ja hän voi suunnata työpanostaan entistä enemmän firmasi hyvinvoinnin seuraamiseen. 

eAccount Nordic Oy:n blogissa fysioterapeutti Maria Helander kertoo, kuinka hänen kirjanpitokuluilleen kävi, kun hän siirtyi paperisesta sähköiseen taloushallintoon. Bonuksena sähköiseen maailmaan siirtymisen myötä sinun ei tarvitse enää säilytellä paperisia kuitteja ja kirjanpitomappeja hyllytolkulla, eikä vierailla kirjanpitäjän luona säännöllisesti.

Sujuvimmillaan taloushallinto on, mikäli pankin tiliotteet tulevat automaattisesti kirjanpito-ohjelmaan, jossa voi hoitaa myös verkkolaskujen lähetyksen ja vastaanoton. Näin kohdistukset onnistuvat parilla klikkauksella, eikä aikaa kulu paperitöihin – sinulla eikä kirjanpitäjällä. Aina kannattaa kuitenkin kirjanpitäjän kanssa neuvotella siitä, mikä olisi juuri sinun tilanteessasi kustannustehokkain ja kokonaisuus huomioiden järkevin ratkaisu. 

Lue myös: Kirjanpitäjän työ tulevaisuudessa

2. Kysy kirjanpitäjän suosittelemat ohjelmat

Kirjanpito-ohjelmia on markkinoilla valtavasti ja niiden käytännöllisyys ja toimivuus riippuu usein toimialasta ja toiminnan suuruudesta. Myös hinnoittelussa on eroja, joten vaihtoehtoja kannattaa punnita. Kukaan ei voi kaikkia ohjelmia hallita, mutta jokaisella kirjanpitäjällä on yleensä kokemusta muutamasta ohjelmasta.

Jos taas tiedät jo mitä ohjelmaa haluat käyttää, sen tiedon avulla on helppo löytää kirjanpitäjä – monet ohjelmistotalot kertovat mielellään sivuillaan heidän ohjelmiaan käyttävät yritykset. Kirjanpitäjä voi hoitaa sinun valtuutuksellasi yrityksellesi kirjanpitoympäristön, joten sinun ei välttämättä tarvitse hoitaa käytännön järjestelyjä. 

3. Toimita materiaalit kirjanpitäjän kanssa sovitulla tavalla

Mikäli haluat sähköiseen kirjanpitoon, sovi yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa mikä on helpoin sovellus tai ohjelma, jolla saat tositteet toimitettua. Parhaimmillaan käytätte samaa ohjelmaa: tiliote kulkee ohjelmaan pankista automaattisesti, kuten myös verkkolaskutus, mikä lisäksi pystyt hoitamaan myyntilaskutuksen samasta paikasta.

Jos et halua käyttää erillistä sovellusta, vaan pitäytyä paperittomassa kirjanpidossa (eli tallentaa materiaalit sähköisessä muodossa jaettuun kansioon esimerkiksi Google Driveen), niin järjestä materiaalit loogisesti. Lisäksi materiaalit kannattaa pitää ajantasalla, ja unohtuneet tositteet toimittaa selkeästi erillään aiemmin toimitetuista. 

Itse olen tykästynyt siihen, että myynti- ja ostolaskut ovat eri kansiossa ja nimetty muotoon “v.kk.pvm, yrityksen nimi, summa”. Esimerkiksi 35€:n junaliput, jotka on ostettu15.03.2024 nimeäisin seuraavasti: 2024.03.15 VR 35€. Mikäli tositteiden järjestäminen jää kirjanpitäjälle, voisi sanoa että maksat melko turhasta työstä.

4. Toimita materiaalit ajoissa

Kirjanpitäjälläsi on todennäköisesti 20-50 muutakin asiakasta. Jos jätät materiaalien toimituksen viime tippaan, on suuri riski että kirjanpitäjäsi ei ehdi tehdä alv-ilmoitusta tai muita lakisääteisiä ilmoituksia ajoissa. Tästä koituvat kustannukset maksaa yrittäjä. Jos materiaalit toimitetaan ajoissa ja sovitusti, sinun ei tarvitse myöskään huolehtia siitä, että verohallinto muistaisi sinua turhilla lisälaskuilla.

Toinen vaihtoehto on, että kirjanpitäjäsi paiskii ylitöitä yötä myöten välttääkseen sinulle koituvat seuraamusmaksut. Tällöin voit säästyä verottajan mätkyiltä, mutta varmasti löydät lisäveloituksen seuraavasta kirjanpitolaskustasi.

+1. Käytä oman kokoluokkasi tilitoimistoa

Jos olet pieni yrittäjä, hyödynnä pienten tilitoimistojen ja tilitoimistoyrittäjien palveluita. Yrittäjä ymmärtää yrittäjää ja saman kokoluokan yrityksissä on todennäköisesti myös hinnoittelu kohdillaan. Suurilla yrityksillä taas on eri tavalla resursseja hoitaa ison liiketoiminnan taloushallintoa.