Yrityksen perustaminen osa 2: Pankkipalvelut, kirjanpito-ohjelmisto ja kuinka säästät niissä

Perustin yritykseni ilman osakepääomaa ja tiedostaen, että ainakin ensimmäisen vuoden tulot ovat niukassa. Tämän vuoksi halusin myös minimoida kulut, mutta se ei ollutkaan aivan yksinkertaista. En osannut alkuun tarkasti hahmottaa mitä palveluita tarvitsen tai mitä päällekkäisyyksiä eri palveluilla voi olla. Tämän vuoksi aloittava yrittäjä voi mennä nopeasti halpaan ja tilata kalliita palveluita, joita ei edes välttämättä tarvitse. 

Kerron, kuinka olen järjestänyt oman yritykseni taloushallinnon ja muut pakolliset käytännön asiat. Y-tunnuksen saamisen jälkeen ei ole vielä mikään hengenhätä palveluiden avaamiseen, sillä rekisteröiminen kaupparekisteriin kestää muutaman päivän, ja firman nimiin ei voi hankkia mitään ennen rekisteröintiä. Tässä omat kokemukseni, joista sinäkin voit hyötyä. Kerron myös muutaman vinkin, jotka opin matkan varrella!

Lue myös: IronBlock Accounting: Perustaminen osa 1

Pankkipalvelut

Olin alkuun siinä käsityksessä, että pankkitilin lisäksi tarvitsen ehdottomasti verkkopankkitunnukset. Viisaammilta opin kuitenkin, että minulle riittää pelkkä pankkitili ilman muita maksullisia lisäominaisuuksia. Pankit ovat pilkkoneet hinnastonsa hyvin pieniin osiin ja jokaisesta tapahtumasta veloitetaan erikseen – esimerkiksi tiliotteen haku kirjanpito-ohjelmaan ja verkkolaskun lähetys ja vastaanotto maksavat kymmenistä senteistä joihinkin euroihin per tapahtuma, pankista riippuen. Myös pankkipalveluiden avausmaksut ovat sadasta eurosta ylöspäin. 

Mobiilivarmenne sisältyy useimpiin yritysliittymiin. Pankkitilin taas voi integroida kirjanpidon ohjelmistoon, jolloin saldoa voi seurata ja maksuja hoitaa myös ohjelmasta käsin. Myös verkkolaskuja voi lähettää ja niitä voi vastaanottaa suoraan kirjanpito-ohjelmaan.

Valitsin itse aluksi Holvi-tilin, sillä pankkitilin avaamista varten pitää käydä pankissa tunnistautumassa, ja minulla oli täydet koulupäivät juuri perustamisen aikoihin. Holvilla ei myöskään ole erillistä avausmaksua, minkä vuoksi kynnys sen käyttöönottoon on hyvin matala. 

Holvi on itsessään helppokäyttöinen ja nopeasti omaksuttavissa. Sen kautta saa käyttöön tilin, pankkikortin ja mahdollisuuden lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja kiinteään kuukausihintaan. Enkä tarvitse erillistä laskutusohjelmaa.

Mikäli tulevaisuudessa yritystoimintani kasvaa ja liiketapahtumia kirjanpitoon alkaa kertyä runsaasti, olisi järkevää luopua Holvista ja avata varsinainen pankkitili, jonka saa yhdistettyä kirjanpito-ohjelmaan. Helpointa olisi käyttää yhtä ohjelmaa sekä pankkitilinä että laskutukseen ja kirjanpidon tekemiseen, jolloin kaikki data on automaattisesti yhdessä paikassa. 

Holvin kanssa tällaista integraatiomahdollisuutta ei ole, vaan jokainen tapahtuma täytyy kirjata kirjanpitoon erikseen. Tällaiselle aloittavalle kirjanpitäjälle se on toki pelkästään hyvää harjoitusta, mutta muun alan yrittäjälle se saattaa tuntua ylimääräiseltä vaivalta. Myös kirjanpitäjän lasku kasvaa helposti kohtuuttomaksi, jos hän joutuu tekemään suuria määriä manuaalista työtä.

PayPal luottokortin sijaan toistuviin maksuihin

Käytän maksullisia palveluita palveluideni tuottamiseen, kuten esimerkiksi Canvaa ja Publer some-työkalua. Aluksi maksoin näiden kuukausimaksut henkilökohtaisella luottokortilla, sillä pankkikortti ei kelpaa maksutavaksi. 

Lue myös: Some-työkalu, josta en aio luopua

Oletin, että minun täytyy hankkia yrityksen nimiin luottokortti, jolta maksut jatkossa veloitetaan. Pienelle aloittavalle yrittäjälle luottokorttien kuukausimaksut tuntuvat kuitenkin täysin ylimääräiseltä kuluerältä. Esimerkiksi Holvi-tilin kuukausimaksuun sisältyy pankkikortti, mutta luottokortista veloitetaan lisämaksu 6€/kk.

Tämän vuoksi perustin yritykselle ilmaisen PayPal-tilin ja liitin siihen maksutavaksi yrityksen pankkikortin. PayPal on yleisesti käytetty maksuvaihtoehto, ja näin pääsin kiertämään maksullisen luottokortin hankinnan ja hyödyntämään pankkikorttia maksuissa. 

Kirjanpito-ohjelma

Päädyin ottamaan Netvisorin käyttöön, sillä heillä on huokutteleva tarjous uusille yrityksille: Professional-versio ilman kuukausimaksua ensimmäiset 12kk. Olen päässyt harjoittelussani tekemään samalla ohjelmalla myös asiakkaiden kirjanpitoa ja olen oppinut hyvinkin elämään sen kanssa. Sen käyttöliittymä ja toimintalogiikka oli melko nopeasti omaksuttavissa, ja muutamien toistojen jälkeen homma alkoi sujumaan. 

Jos pohdit yrityksesi kirjanpidon järjestämistä, niin tässä sinulle vinkki: ohjelmistoja voi ostaa myös kirjanpitäjän kautta. Kirjanpitäjä osaa myös kertoa käyttämiensä ohjelmien ominaisuuksista sekä erilaisten ohjelmien sujuvista yhdistelmistä.

Bonusvinkki: Puhelinliittymän kilpailutus ja määräaikainen sopimus

Puhelinliittymä menee hieman ohi tämän kirjoituksen aiheen, mutta koska se on monelle pakollinen hankinta, niin ajattelin jakaa tästäkin omat kokemukseni. 

Olin etukäteen kallistunut Telian suuntaan, sillä heidän kanssaan minulla on ollut hyviä kokemuksia ja heidän liittymänsä kuuluu myös meidän kesämökillämme. Telia kuitenkin antoi huonoimman asiakaskokemuksen. Ensinnäkin heidän asiakaspalvelu chattiin piti tunnistautua pankkitunnuksilla, minkä koin turhaksi ja ylimääräiseksi vaivaksi. Toisekseen chatin asiakaspalvelija oli hyvin lyhytsanainen. Kun kysyin sisältyykö heidän yritysliittymiinsä mobiilivarmenne, vastaukseksi sain linkin käyttöönotto-ohjeeseen. Kun kysyin, että onko se maksullinen lisäpalvelu, vastaus kuului lyhyesti “Ei”. Tämän jälkeen jo toivoteltiinkin hyvää päivänjatkoa. 

Elisan ja DNA:n chattiin taas pääsi ilman tunnistautumista ja odottelua, ja molemmista luvattiin lähettää tarjous liittymästä saman päivän aikana. Moi:n asiakaspalvelu chatissa toimi hyvin ja tehokkaasti, ja heidän pakettihintansa on pienempi kuin kilpailijoilla. Toki hinta oli pilkottu osiin, joten en tiedä mikä lopullinen hinta olisi tullut olemaan. Heidän liittymiinsä ei saa mobiilivarmennetta ollenkaan, joten Moi tippui tämän vuoksi vertailusta jo alkuvaiheessa pois. 

Lopulta päädyin DNA:han, koska he kysyivät etukäteen minkätyyppistä liittymää tarvitsen ja näin ollen sain heiltä parhaiten tarpeitani vastaavan ja hinta-laatusuhteeltaan järkevimmän tarjouksen. 

Älä siis sokeasti tilaa operaattorin sivuilta löytyvää kallista 5G-liittymää -ellet sitten sellaista oikeasti tarvitse. Kannattaa olla yhteydessä asiakaspalveluun ja pyytää tarjousta omiin tarpeisiin sopivasta liittymästä. 

Kulut yhteensä

Tässä vielä yhteenveto kuluista. 

• Puhelinliittymä 18,90€ / kk (24kk määräaikainen)
• Holvi 15€/kk (pankkitili, pankkikortti, verkkolaskutus)
• PayPal 0€ (luottokortin korvaus)
• Netvisor 0€/kk (tarjouskauden loputtua min. 18€/kk)

Yhteensä maksan tällä hetkellä taloushallinnon palveluista 15€/kk ja puhelinliittymästä 18,90€/kk. Olen erittäin tyytyväinen siihen, kuinka sain kuluissa pihisteltyä. Alunperin oletin, että pelkkiin taloushallinnon ohjelmistoihin menisi useampi kymppi kuussa, joten lopputulos on mielestäni erinomainen!

Oliko kirjoituksesta hyötyä? Jaa se muillekin!