Palkka.fi -palvelu on ilmainen ja vieläpä ihan kätevä työkalu palkkojen maksamiseen, varsinkin jos maksat vain oman yrittäjäpalkkasi tai työntekijöitä ei ole paljon. Useita työntekijöitä työllistävän yrittäjän kannattaa joko ulkoistaa palkanlaskenta kokonaan tai ainakin ottaa itse käyttöön notkeampi ohjelma.
Toiminimiyrittäjiä tämä ei koske, sillä toiminimi ei voi maksaa palkkaa vaan niin sanotut palkat nostetaan vain yksityisottoina. Toiminimiyrittäjän henkilökohtaiseksi tuloksi katsotaan yritystoiminnan tulos, ja sitä verotetaan henkilökohtaisella verokortilla.
Lue myös: Yrityksen perustaminen osa 2: Pankkipalvelut, kirjanpito-ohjelmisto ja kuinka säästät niissä
Käyttöönotto on helppoa
Ennen käytön aloitusta tulee täyttää sekä työnantajan että työntekijän perustiedot. Tämä on melko yksinkertaista, sillä ohjelma opastaa joka kohdassa ja antaa mukavasti tarvittavia lisätietoja. Itse olen ollut tähän mennessä enemmän tekemisissä yrittäjäpalkkojen kanssa, joten keskityn tässä kirjoituksessa lähinnä niihin.
Työnantajan perustietoihin laitetaan yrityksen perustiedot, palkanlaskijan tiedot sekä yrityksen tilinumero. Tilinumero tallentuu palvelun muodostamiin maksutietoihin, mutta maksut eivät siirry verkkopankkiin. Ohjelmassa siis voi tehdä palkanlaskennan, mutta maksuliikenne pitää hoitaa erikseen yrityksen verkkopankissa.
Työntekijätietoihin perustetaan tiedot jokaisesta palkansaajasta, myös yrittäjästä itsestään. Tähän tarvitaan henkilötiedot, myös hetu. Yrittäjän kohdalla tämä on helppoa, sillä yrittäjäpalkasta ei lähde palkanmaksun yhteydessä muita kuluja kuin ennakonpidätys ja työnantajan sairausvakuutusmaksu. Yrittäjän ei tarvitse hankkia itselleen kuin Yel ja sekin maksetaan erikseen suoraan eläkeyhtiölle, joten sen tietoja ei tarvitse täyttää.
Lue myös: YEL pähkinänkuoressa
Mikäli olet osa-aikainen yrittäjä ilman Yel-vakuutusta, täytyy ohjelmaan silti merkitä että kuulut Yel-vakuutuksen piiriin. Muuten ohjelma tiedustelee palkanlaskennan yhteydessä, että minkä vakuutusyhtiön kanssa haluat tehdä väliaikaisen Tyel-sopimuksen. Tätä ei kuitenkaan yrittäjän tarvitse itsensä takia tehdä.
Sekä yrittäjästä että työntekijästä valitaan myös käytettävä kieli ja laskelman toimitustapa. Se voidaan toimittaa joko suomi.fi:n kautta tai perinteisesti tallentamalla ohjelmasta pdf-muodossa ja esimerkiksi sähköpostin liitteenä.
Voit myöntää työntekijälle oikeuden käyttää palkka.fi:n työntekijäliittymää. Sen kautta työntekijä voi tarkastella palkkalaskelmiaan ja vaikka lähettää palkkatietoja, kuten työtunteja.
Tässä kohtaa merkitään myös veronumero, mikäli toimialalla sellainen työntekijöiltä vaaditaan.
Palkkatietoihin merkitään työntekijälle maksettavia kiinteitä palkkalajeja, eli onko kuukausi- vai tuntipalkkalainen, maksetaanko esimerkiksi lisiä tai vaikka puhelinetua tai autoetua. Näin ohjelma tietää laskea nämä kiinteät erät oikeilla summilla.
Työnantajan on lakisääteisesti hankittava tiettyjä vakuutuksia, ja niiden tiedot ilmoitetaan työntekijäkohtaisesti. Vakuutukset -kohdassa kysytään työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksia sekä Tyel-vakuutuksen tietoja. Yrittäjä voi luonnollisesti hypätä omalla kohdallaan näiden yli ja jättää täyttämättä.
Verokorttitiedot tulevat automaattisesti verottajalta, mutta mikäli ne puuttuvat ne voi täyttää myös manuaalisesti. Tiedot tulee täyttää jokaisen palkansaajan kohdalla: verokortin voimaantuloaika, perusprosentti, lisäprosentti ja tuloraja. Lisäksi ohjelma kysyy, onko tällä verokortilla maksettu aiemmin palkkoja jossain muussa ohjelmassa.
Loman kertymiseen liittyvät tiedot yrittäjä voi omalla kohdallaan ohittaa, mutta työntekijän tiedot on täytettävä. Ohjelma kysyy lomaoikeutta (montako päivää kuukaudessa lomaa työntekijälle kertyy), sekä lomakeskituntiansiota. Ohjelma antaa keskituntiansioon myös oman ehdotuksensa.
Ohjelmaan voi täydentää myös ammattiyhdistyksen tiedot, mikäli työntekijä on antanut tähän valtakirjan. Myös mahdolliset ulosottoon liittyvät tiedot saa ohjelmaan lisättyä.
Palkan laskeminen
Kun esitiedot on täytetty, on itse palkan laskeminen helppoa.
Ensimmäisenä ohjelma kysyy palkkakautta ja maksupäivää. Palkkakausi merkitään sen mukaan, jolloin maksettava palkka on ansaittu. Maksupäivä on se päivä, kun rahat ovat työntekijän tilillä nostettavissa. Maksupäivän voi merkitä myös 45 päivää etukäteen tai vaikka takautuvasti. Ota kuitenkin huomioon, että Tulorekisteri-ilmoitus on tehtävä viimeistään 5:n päivän kuluttua maksupäivästä, muuten verottaja muistaa sanktioilla myöhästyneen ilmoituksen johdosta.
Seuraavaksi täytetään tiedot palkoista ja lisistä. Alasvetovalikosta valitaan palkkalaji ja kyseisen palkkalajin tiedot täytetään avoimiin kenttiin. Yrittäjällä tämä on yleensä käytännössä vain tunti- tai kuukausipalkka, työntekijöille sen sijaan saattaa muodostua mm. erilaisia lisiä. Kaikki palkkalajit merkitään erikseen, esimerkiksi tuntipalkat, lisät jne.
Seuraavassa kohdassa merkitään luontoisedut, eli esimerkiksi puhelinetu, ravintoetu, autoetu jne. Seuraavaksi kysytään lomia ja poissaoloja, eli tänne merkitään vuosilomakorvaukset, sairaspoissaoloajan palkat ym. Verottomat kustannusten korvaukset pitävät sisällään esimerkiksi päivärahat ja kilometrikorvaukset.
Vähennykset kohdassa on useita eri vähennyslajeja. Osaa niistä käytetään vain palkankorjauksen yhteydessä. Jos työntekijälle on maksettu esimerkiksi palkkaennakkoa, se voidaan tässä kohdassa vähentää palkasta.
Tässäpä ne tärkeimmät. Sitten vain klikkaamaan “Laske palkka”. Saat vielä palkkalaskelman kokonaisuudessaan ruudulle tarkastettavaksi ja tässä vaiheessa pääset vielä korjaamaan mahdollisia virhekirjauksia. Kun kaikki on kunnossa, voit klikata “Hyväksy”.
Palkkojen ja työnantajasuoritusten maksaminen
Kun palkat on laskettu ja hyväksytty, on aika laittaa palkat maksuun. Kohdasta “Maksut” pääset työntekijä- ja palkkakohtaisiin maksulomakkeisiin sekä työnantajamaksuihin. Työnantajamaksut on selkeästi maksupäivän mukaan.
Mitään näistä ei voi maksaa ohjelmasta suoraan, mutta lomakkeilta näet tarvittavat maksutiedot, joiden perusteella voit laittaa kaikki tarvittavat erät maksuun.
Ohjelman muodostamat ilmoitukset ja raportit
Kun palkka on laskettu, löydät Palkanlaskennan tulosteet -kohdasta palkkalaskelmat. Ilmoitukset -kohtaan muodostuu ne ilmoitukset, jotka on ohjelman kautta lähetetty Tulorekisteriin. Täältä pääset jälkikäteen tarkistamaan, onko kaikki tarvittavat ilmoitukset lähetetty. Näitä ovat palkkailmoitus sekä työnantajan erillisilmoitus. Palkkailmoitus on lähetettävä 5:n päivän kuluessa maksupäivästä ja erillisilmoitus palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivä.
Tulorekisteri-ilmoitukset saa lähtemään ohjelmasta automaattisesti, ja tämä toiminto kannattaakin muistaa laittaa päälle. Tämä tehdään kohdasta Työnantajatiedot. Sivun alareunassa on kohta “Automaattinen ilmoitusten muodostus”, johon täpätään Kyllä. Mikäli ilmoitukset eivät lähde ajallaan verottajalta tulee näistä nopeasti sanktiomaksuja, joten automaatti-ilmoitukset kannattaa muistaa laittaa päälle!
Palkkojen kirjaus kirjanpitoon
Jos teet itse kirjanpitosi, saat haettua kohdasta Palkanlaskennan tulosteet valmiin raportin, jonka mukaan saat kirjattua kaikki suoritukset oikein. Raportilla näkyy myös tilikartan tilit, joille suorituksen merkitään. Klikkaa kohtaa “Tee uusi tuloste” ja valitse tulostetyypiksi “Kirjanpidon tosite”. Helppoa kuin heinän teko!
